Forderungsausfall: Definition, Buchung und wie Sie Ihre Liquidität schützen
Nichts ist für einen Unternehmer ärgerlicher: Sie haben Ihre Leistung pünktlich erbracht, das Produkt geliefert, doch das Geld bleibt aus. Wenn ein Kunde seine Rechnung endgültig nicht bezahlen kann oder will, spricht man von einem Forderungsausfall. Dies ist nicht nur ein bürokratisches Ärgernis, sondern eine echte Gefahr für Ihre eigene Existenz.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über uneinbringliche Forderungen wissen müssen. Wir erklären Forderungsausfälle, wie Sie Ausfälle buchen, welche steuerlichen Aspekte wichtig sind und – am wichtigsten – wie Sie sich effektiv davor schützen.
Was ist ein Forderungsausfall eigentlich?
Grundsätzlich entsteht eine Forderung, sobald Sie eine Rechnung an einen Kunden stellen. Bezahlt der Kunde innerhalb der Frist nicht, gerät er zunächst in Verzug. Doch nicht jeder Zahlungsverzug ist gleich ein Ausfall.
Von einem echten Forderungsausfall spricht man erst, wenn feststeht, dass keine Zahlung mehr eingehen wird. Dies ist der „Worst Case“ im Forderungsmanagement. Das Geld ist weg, und Sie bleiben auf Ihren Kosten sitzen.
Der Unterschied: Zweifelhafte vs. uneinbringliche Forderungen
Für Ihre Buchhaltung und das Risikomanagement ist eine Unterscheidung essenziell:
- Zweifelhafte Forderungen: Hier besteht noch Hoffnung, aber das Risiko steigt. Der Kunde zahlt trotz Mahnung nicht oder hat Mängelrügen erhoben. Das Geld ist noch nicht verloren, aber „wackelig“.
- Uneinbringliche Forderungen: Hier herrscht Gewissheit. Der Schuldner ist insolvent, unbekannt verzogen oder eine Zwangsvollstreckung war fruchtlos. Jetzt müssen Sie die Forderung abschreiben.
Die häufigsten Ursachen für Zahlungsausfälle
Warum zahlen Kunden nicht? Die Gründe sind vielfältig, doch sie lassen sich meist in drei Kategorien einteilen. Wenn Sie diese kennen, können Sie besser gegensteuern.
- Insolvenz des Kunden: Der klassische Fall. Dem Kunden geht das Geld aus. Er muss Insolvenz anmelden, und Ihre Rechnung landet ganz unten auf der Liste der Gläubiger.
- Zahlungsunwilligkeit: Der Kunde hat zwar Geld, ist aber mit der Ware unzufrieden oder versucht, die Zahlung vorsätzlich hinauszuzögern (Einwand der Mängelrüge).
- Betrug: Leider gibt es auch Fälle von Eingehungsbetrug, bei denen von Anfang an keine Zahlungsabsicht bestand.
Risikomanagement: So verhindern Sie Forderungsausfälle
Vorsorge ist besser als Nachsorge. Ein effektives Forderungsmanagement beginnt lange bevor Sie die Rechnung schreiben. Mit den folgenden Strategien minimieren Sie Ihr Risiko erheblich.
1. Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Überprüfen Sie neue Geschäftspartner vor der ersten großen Lieferung. Nutzen Sie Auskunfteien wie die Schufa oder Creditreform. Eine kurze Abfrage gibt oft schon Aufschluss über die Zahlungsmoral.
2. Klare Zahlungsbedingungen und Vorkasse
Formulieren Sie eindeutige Zahlungsziele auf Ihren Rechnungen. Bei Neukunden oder großen Summen sollten Sie zudem auf Anzahlungen oder Vorkasse bestehen. Dies reduziert Ihr Risiko auf null.
3. Konsequentes Mahnwesen
Wer zu lange wartet, verliert. Etablieren Sie ein straffes Mahnwesen.
- Versenden Sie Zahlungserinnerungen freundlich, aber zeitnah nach Fristablauf.
- Werden diese ignoriert, sollten Mahnungen folgen.
- Zögern Sie nicht, im Ernstfall ein Inkassobüro einzuschalten oder selbstständig ein [gerichtliches Mahnverfahren] einzuleiten.
Tipp: Viele Unternehmer scheuen sich vor schnellen Mahnungen aus Angst, den Kunden zu verärgern. Doch ein Kunde, der nicht zahlt, ist kein Gewinn für Ihr Unternehmen, sondern ein Kostenfaktor.
4. Forderungsausfallversicherung und Factoring
Für größere Unternehmen oder hohe Auftragswerte lohnt sich oft eine Warenkreditversicherung (Forderungsausfallversicherung). Diese springt ein, wenn der Kunde pleitegeht. Eine weitere Option ist das Factoring. Hierbei verkaufen Sie Ihre Forderung sofort an einen Dienstleister. Sie erhalten Ihr Geld sofort (abzüglich einer Gebühr) und sind das Ausfallrisiko los.
Forderungsausfall buchen: Das müssen Sie beachten
Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, müssen Sie den Schaden zumindest steuerlich geltend machen. Denn: Sie haben für die offene Rechnung vermutlich schon Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt. Dieses Geld können Sie sich zurückholen.
Die Umsatzsteuerkorrektur
Sobald eine Forderung endgültig uneinbringlich ist, dürfen Sie die Umsatzsteuer gemäß [§ 17 UStG] berichtigen.. Das bedeutet, Sie korrigieren Ihre Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt nach unten. Dies geschieht in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Ausfall feststeht.
Abschreibung der Forderung
In der Buchhaltung (SKR03 oder SKR04) wird der Nettobetrag der Forderung als Aufwand verbucht.
- Bei zweifelhaften Forderungen bilden Sie zunächst eine Einzelwertberichtigung (EWB). Sie schätzen also, wie viel Prozent wahrscheinlich ausfallen wird.
- Bei uneinbringlichen Forderungen buchen Sie den gesamten Betrag aus. Die Forderung verschwindet damit aus Ihrer Bilanz (Forderungsverlust).
Hinweis: Sprechen Sie bei komplexen Buchungen oder hohen Summen immer mit Ihrem Steuerberater, um Formfehler zu vermeiden.
Fazit: Liquidität sichern durch Wachsamkeit
Ein Forderungsausfall ist schmerzhaft und kann im schlimmsten Fall die eigene Liquidität bedrohen. Dennoch sind Sie dem nicht hilflos ausgeliefert. Durch eine saubere Bonitätsprüfung, klare Verträge und ein schnelles Mahnwesen lassen sich die meisten Risiken abfedern.
Sollte es dennoch zu einem Ausfall kommen, ist die korrekte buchhalterische Erfassung entscheidend, um wenigstens die zu viel gezahlte Umsatzsteuer zu retten. Handeln Sie daher immer proaktiv – Ihre Liquidität wird es Ihnen danken.
Häufige Fragen zum Thema Forderungsausfall
Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn keine realistische Chance mehr besteht, dass der Schuldner zahlt. Dies ist der Fall, wenn der Kunde Insolvenz angemeldet hat (und keine Masse vorhanden ist), er eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, unbekannt verzogen ist oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen erfolglos blieben. Erst dann darf die Forderung endgültig ausgebucht werden.
Sobald eine Forderung endgültig ausgefallen ist, dürfen Sie die Umsatzsteuer berichtigen (gemäß § 17 UStG). Das bedeutet: Sie holen sich die Umsatzsteuer, die Sie bereits an das Finanzamt abgeführt haben, wieder zurück. Dies geschieht in der Umsatzsteuervoranmeldung des Zeitraums, in dem der Ausfall feststeht.
Bei einer zweifelhaften Forderung ist die Zahlung unsicher (z. B. trotz Mahnung kein Geldeingang), aber noch möglich. Hier wird oft eine Wertberichtigung gebildet. Bei einer uneinbringlichen Forderung steht fest, dass das Geld verloren ist. Sie muss komplett abgeschrieben werden und verschwindet aus der Bilanz.
a, Unternehmen können eine Warenkreditversicherung (auch Forderungsausfallversicherung genannt) abschließen. Diese Versicherung entschädigt das Unternehmen, wenn ein Kunde aufgrund von Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz seine Rechnung nicht begleichen kann. Alternativ kann durch Factoring die Forderung an Dritte verkauft werden, womit das Risiko übergeht.
Bei einem echten Forderungsausfall wird der Nettobetrag der Rechnung auf das Konto „Abschreibungen auf Forderungen“ (SKR03: 2406 / SKR04: 6955) gebucht. Die Umsatzsteuer wird separat korrigiert („Umsatzsteuer aus Vorjahr/lfd. Jahr“ an „Forderungen“). Sprechen Sie für die genauen Buchungssätze immer mit Ihrem Steuerberater.
Ja, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt in Deutschland drei Jahre (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wenn Sie bis dahin keine gerichtlichen Schritte (z. B. Mahnbescheid) eingeleitet haben, können Sie die Zahlung rechtlich nicht mehr durchsetzen, selbst wenn der Kunde zahlungsfähig wäre.