Factoring oder Inkasso: Wann lohnt sich welche Lösung?

Ausstehende Forderungen sind für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Bleiben Rechnungen offen, leidet die Liquidität und mitunter sogar die Existenz des Betriebs. Um Forderungsausfälle zu vermeiden oder zu reduzieren, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Zu den bekanntesten Ansätzen gehören das Factoring und das Inkasso. Doch wann ist welche Lösung sinnvoll? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige, um fundiert zu entscheiden, welcher Weg zu Ihrem Unternehmen passt.

Was ist Factoring?

Beim Factoring verkaufen Unternehmen ihre Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft. Diese zahlt sofort einen Großteil (in der Regel zwischen 80 % und 90 %) des Rechnungsbetrags aus. Dadurch verbessert sich die Liquidität unmittelbar, weil Sie nicht auf die Zahlung durch Ihren Kunden warten müssen. Das Forderungsmanagement, inklusive Mahnwesen, übernimmt die Factoring-Gesellschaft.

Vorteile von Factoring

Planungssicherheit: Dank fest kalkulierbarer Zahlungseingänge.
Sofortige Liquidität: Schneller Geldeingang erhöht Ihre finanziellen Spielräume.
Entlastung beim Mahnwesen: Die Factoring-Gesellschaft kümmert sich um das Eintreiben der Forderungen.
Schutz vor Zahlungsausfällen: In vielen Factoring-Verträgen ist ein Ausfallschutz enthalten (sogenanntes „Echtes Factoring“).

Gerade für KMUs kann Factoring ein Gamechanger sein, da es ihnen ermöglicht, ohne die üblichen Kreditanforderungen finanzielle Flexibilität zu gewinnen. Durch die sofortige Kapitalfreisetzung können sie ihre Geschäftspläne vorantreiben und gleichzeitig ihr Kundenrisiko minimieren.

Nachteile von Factoring

Kosten: Factoring-Gebühren können die Gewinnmarge schmälern.
Abhängigkeit von einer Factoring-Gesellschaft: Bei Vertragsende muss neu verhandelt oder gewechselt werden.
Nicht für alle Branchen geeignet: Unternehmen mit sehr kleinen Rechnungsbeträgen oder stark unregelmäßigen Forderungen finden mitunter nur schwer passende Factoring-Anbieter.

Ausführliche Informationen: Wie funktioniert Factoring?

2. Was ist Inkasso?

Inkasso-Unternehmen übernehmen das Eintreiben überfälliger Forderungen im Auftrag des Gläubigers. Anders als beim Factoring verkauft das Unternehmen seine Forderungen hier nicht, sondern bleibt Eigentümer der offenen Rechnungen. Das Inkassobüro wird lediglich beauftragt, die Forderungen durch Mahnschreiben oder im Zweifelsfall gerichtlich geltend zu machen.

Vorteile von Inkasso

Beibehaltung der Forderungshoheit: Sie sind weiterhin Eigentümer der Forderung.
Zahlungsmodi nach Bedarf: Oft erfolgt die Bezahlung des Inkassobüros erst, wenn diese erfolgreich die Forderung eintreiben.
Rechtliche Expertise: Inkasso-Unternehmen kennen das Mahnwesen und die gesetzlichen Regelungen sehr genau und können rechtliche Schritte effektiv einleiten.

Nachteile von Inkasso

Keine sofortige Liquidität: Bis zur Zahlung durch den Schuldner kann es länger dauern.
Zusätzliche Kosten: Je nach Vertragsmodell können Gebühren oder Provisionen anfallen, die zu berücksichtigen sind.
Geschäftsbeziehung zum Kunden: Der Einsatz eines Inkassobüros kann das Verhältnis zum säumigen Zahler belasten.

3. Worin unterscheiden sich Factoring und Inkasso?

Merkmal	Factoring	Inkasso
Eigentumsübertragung	Verkauf der Forderung an den Factor	Forderung bleibt im Besitz des Gläubigers
Zahlungseingang	Sofortige Auszahlung (teilweise, meist 80–90 %)	Zahlung hängt vom Schuldner ab, ggf. langfristiger
Risikoverteilung	Ausfallrisiko oft beim Factor (echtes Factoring)	Ausfallrisiko bleibt beim Gläubiger
Beziehung zum Schuldner	Factoring-Unternehmen übernimmt Mahnwesen	Inkassobüro tritt als Dienstleister auf, Gläubiger bleibt involviert
Kostenstruktur	Regelmäßige Factoring-Gebühren oder Factoring-Zinsen	Erfolgsbasierte oder pauschale Gebühren fürs Inkasso

4. Vor- und Nachteile im direkten Vergleich

Factoring:

Ideal für regelmäßigen Cashflow
Schnelle Liquidität
Höhere laufende Kosten (Gebühren, Zinsen)

Inkasso:

Sinnvoll, wenn Forderungen bereits überfällig sind
Eher Einzelmaßnahmen zur Eintreibung offener Posten
Kosten vor allem bei Erfolg oder bei bestimmten Inkassopaketen

5. Was kostet Factoring und wie werden Gebühren berechnet?

Die Kosten für Factoring setzen sich meist aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Factoring-Gebühr: Ein prozentualer Anteil am Rechnungsbetrag (z. B. 0,5–2 %).
Zinsen: Für die Vorfinanzierung der Rechnungssumme erhebt der Factor bankübliche Zinsen.
Weitere Gebühren: Einige Factoring-Anbieter verlangen eine monatliche Grundgebühr für den Service.

Je nach Anbieter, Unternehmensgröße und Bonität variieren die Kosten. Ein Vergleich verschiedener Factoring-Gesellschaften lohnt sich.

6. Was kostet Inkasso und welche Gebühren fallen an?

Beim Inkasso gibt es unterschiedliche Vergütungsmodelle:

Erfolgsprovision: Das Inkasso-Unternehmen erhält nur im Erfolgsfall eine Provision in Höhe eines prozentualen Anteils der eingetriebenen Summe.
Pauschalgebühr: Hier wird eine feste Gebühr vereinbart, unabhängig vom Erfolg.
Gebühren laut Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG): Bei überfälligen Forderungen ist es möglich, dass das Inkassobüro nach RVG abrechnet.

Oft trägt der Schuldner die Inkassokosten, wenn er sich in Verzug befindet. Allerdings ist der Gläubiger gut beraten, im Vorfeld die genauen Konditionen zu prüfen.

7. Wann lohnt sich Factoring besonders?

Schutz vor Zahlungsausfällen: Echtes Factoring reduziert das Risiko von Forderungsausfällen.

Kontinuierlicher Rechnungsversand: Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen stellen und auf verlässliche Zahlungen angewiesen sind, profitieren stark von Factoring.

Wachstumsphase: Wer schnell expandiert, braucht flüssige Mittel, um Investitionen zu tätigen. Factoring sichert einen stetigen Cashflow.

8. Wann ist Inkasso die bessere Wahl?

Einmalige oder unregelmäßige Fälle: Wer nur ab und zu säumige Zahler hat, muss nicht gleich Forderungen verkaufen, sondern kann ein Inkassobüro beauftragen.
Rechtliche Auseinandersetzungen: Sollten sich Schuldner hartnäckig weigern zu zahlen, verfügen Inkassounternehmen über juristische Expertise.
Keine dauerhafte Gebühr: Wer nicht ständig offene Forderungen hat, spart sich laufende Factoring-Kosten und zahlt beim Inkasso oft nur im Erfolgsfall.

9. Fazit: Welche Lösung ist die richtige für Sie?

Factoring bietet vor allem Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen und ausgeprägtem Wachstumsstreben deutliche Vorteile. Die sofortige Verbesserung der Liquidität und die Risikominimierung sind dabei die größten Pluspunkte. Allerdings fallen kontinuierliche Gebühren an, und Sie geben das Mahnwesen weitgehend aus der Hand.

Inkasso empfiehlt sich, wenn offene Forderungen seltener auftreten oder bereits überfällig sind. Sie behalten weiterhin die Eigentumsrechte an den Außenständen, müssen aber ohne garantierte schnelle Liquidität auskommen. In der Regel bezahlen Sie nur im Erfolgsfall oder über eine Pauschale.

Beide Methoden sind wichtige Bausteine im Forderungsmanagement. Ob Factoring oder Inkasso die bessere Lösung ist, hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrer Branche und Ihrer allgemeinen Finanz- und Forderungssituation ab. Ein genauer Kosten-Nutzen-Vergleich hilft dabei, das passende Modell zu finden – und langfristig Ihre Liquidität zu sichern.

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Tipp:

Viele Unternehmen kombinieren beide Ansätze. Zunächst sorgt Factoring für einen stetigen Cashflow. Sollten dennoch einzelne Rechnungen ausbleiben, greifen sie auf ein Inkassobüro zurück, um hartnäckige Forderungen einzutreiben.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist Factoring für kleine Unternehmen geeignet?
Ja, es gibt Anbieter, die speziell auf kleinere Unternehmen zugeschnittene Lösungen bieten. Wichtig ist, die Mindestumsätze und Gebühren zu prüfen.
Kann ich Inkasso und Factoring gleichzeitig nutzen?
Ja, eine Kombination ist durchaus üblich. Übergeben Sie laufende Rechnungen ans Factoring-Unternehmen und überfällige Forderungen an ein Inkassobüro.
Wie schnell erhalte ich Geld beim Factoring?
In der Regel wird ein Teil des Rechnungsbetrags (oft 80–90 %) innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Rechnungsstellung ausgezahlt.
Wer zahlt die Inkassokosten?
Wenn der Schuldner im Verzug ist, können ihm die Inkassokosten laut Gesetz auferlegt werden. Allerdings kann es vorkommen, dass nicht alle Kosten eingetrieben werden können.
Was passiert, wenn das Inkasso erfolglos bleibt?
In vielen Fällen zahlen Sie dann nur eine zuvor vereinbarte Pauschale oder bleiben auf den Kosten sitzen. Eine genaue Vereinbarung mit dem Inkassobüro schützt vor bösen Überraschungen.

Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre offenen Forderungen effizient zu managen und Ihre Liquidität zu wahren. Egal, ob Sie sich für Factoring, Inkasso oder eine Mischform entscheiden – die Hauptsache ist, dass Sie Zahlungsrisiken minimieren und Ihren finanziellen Spielraum für zukünftiges Wachstum erhalten.