Wie funktioniert Factoring?
Der umfassende Leitfaden für Unternehmer und Finanzverantwortliche
Kurzfassung vorweg: Factoring bedeutet, dass ein Unternehmen seine offenen Kundenrechnungen an einen Factor (Finanzdienstleister) verkauft. Es bekommt sofort Liquidität, lagert auf Wunsch das Mahnwesen aus und kann sich gegen Zahlungsausfälle absichern. Wie das im Detail abläuft, welche Arten es gibt, was Factoring kostet und wann es sich wirklich lohnt, erklärt dieser Leitfaden Schritt für Schritt – in klarer Sprache und mit konkreten Beispielen.
Was ist Factoring?
Factoring ist der Forderungsverkauf. Sie verkaufen Ihre Lieferanten- oder Dienstleistungsrechnungen an einen Factor. Dafür erhalten Sie einen sofortigen Kaufpreisvorschuss (typisch 80–90 %, je nach Branche und Debitor). Den Rest erhalten Sie, wenn der Kunde bezahlt hat – abzüglich Gebühren.
Factoring ist damit keine klassische Kreditlinie, sondern eine finanzielle Transaktion: Sie wandeln Forderungen in Bargeld. Das reduziert Ihre Außenstände und verbessert Ihren Cashflow.
Zentrale Effekte:
- Liquidität sofort: Sie warten nicht 30, 60 oder 90 Tage auf Kundenzahlungen.
- Risikotransfer (Delkredere): Beim echten Factoring übernimmt der Factor das Ausfallrisiko.
- Prozessentlastung: Optional übernimmt der Factor Debitorenmanagement, Mahnwesen und Inkasso.
- Bilanzwirkung: Forderungen sinken, DSO (Days Sales Outstanding) fällt, Eigenkapitalquote kann stabiler wirken.
Wie funktioniert Factoring Schritt für Schritt (Ablauf)
Der Ablauf beim Factoring folgt einem klaren Muster.
- Factoring-Vertrag abschließen
- Sie wählen Art und Umfang des Factorings (z. B. Full-Service Factoring, Inhouse oder still).
- Der Factor prüft Ihr Unternehmen, Ihre Debitorenstruktur und die Branche.
- Es werden Limits pro Debitor festgelegt (maximaler Förderungsrahmen je Kunde).
- Leistung erbringen & Rechnung stellen
- Sie liefern Ware oder erbringen eine Dienstleistung.
- Sie stellen Ihrem Kunden eine ordnungsgemäße Rechnung mit Zahlungsziel.
- Je nach Modell: Hinweis auf Abtretung („Abtretungsvermerk“) bei offenem Factoring.
- Forderung an den Factor übertragen (Zession)
- Sie treten die Forderung ab. Beim offenen Factoring wird der Kunde informiert.
- Der Factor prüft die Rechnung (Plausibilität, Liefernachweis, Reklamationen).
- Sofortauszahlung (Vorschuss)
- Sie erhalten typisch 80–90 % des Rechnungsbetrags innerhalb weniger Tage, teils am gleichen Tag.
- Dieser Betrag heißt Kaufpreisvorschuss.
- Mahn- und Zahlungsprozess
- Beim Full-Service übernimmt der Factor Mahnwesen und Zahlungseingangsbuchung.
- Beim Inhouse Factoring bleiben Teile des Debitorenmanagements bei Ihnen.
- Schlusszahlung (Restkaufpreis)
- Sobald der Kunde bezahlt hat, erhalten Sie den Restbetrag abzüglich Factoringgebühr und Zinsen.
- Beim echten Factoring tragen Sie kein Ausfallrisiko, sofern die Forderung limitiert und anerkannt war.
- Bei Zahlungsverzug oder Ausfall
- Der Factor mahnt oder übergibt an Inkasso.
- Beim echten Modell greift die Delkredere-Deckung. Beim unechten tragen Sie das Risiko selbst.
Kernidee: Aus langen Zahlungszielen wird sofortige Liquidität, inklusive Risikomanagement und Prozessentlastung – je nach Paket.
Beteiligte, Verträge und rechtliche Grundlagen (Zession)
Beteiligte:
- Anschlusskunde (Sie): verkauft Forderungen
- Factor: kauft Forderungen, zahlt Vorschuss, verwaltet Zahlungseingänge, trägt ggf. Ausfallrisiko
- Debitor (Ihr Kunde): schuldet die Zahlung
Zession (Abtretung):
Die rechtliche Übertragung der Forderung vom Anschlusskunden auf den Factor. Beim offenen Factoring erfährt der Debitor von der Abtretung und zahlt an den Factor. Beim stillen Factoring bleibt die Abtretung geheim; Ihr Kunde zahlt weiterhin an Sie, und Sie leiten weiter.
Vertragsbausteine:
- Factoring-Rahmenvertrag (Art, Umfang, Gebühren)
- Einzelzession oder Globalzession (alle oder ausgewählte Forderungen)
- Debitorenlimit pro Kunde
- Delkredere-Regelung (echtes vs. unechtes Factoring)
- Ankaufkriterien (Ausschlüsse, Mindestgrößen, Reklamationsregeln)
Factoring-Arten im Überblick
1) Echtes vs. unechtes Factoring
- Echtes Factoring (mit Delkredere):
Der Factor übernimmt das Ausfallrisiko bei Zahlungsunfähigkeit des Debitors (innerhalb der vereinbarten Limits und Bedingungen).
Vorteil: Planungssicherheit.
Kosten: Delkrederegebühr. - Unechtes Factoring (ohne Delkredere):
Kein Risikotransfer. Zahlt der Kunde nicht, müssen Sie den Vorschuss erstatten.
Vorteil: Günstiger.
Nachteil: Risiko bleibt bei Ihnen.
2) Offenes vs. stilles Factoring
- Offenes Factoring:
Der Debitor wird informiert, zahlt direkt an den Factor.
Vorteil: Transparenz, klare Zahlungswege.
Nachteil: Erfordert Kommunikation mit Kunden. - Stilles Factoring:
Keine Offenlegung gegenüber dem Debitor. Er zahlt an Sie, Sie leiten weiter.
Vorteil: Kundenbeziehung bleibt unberührt.
Nachteil: Mehr Prozessaufwand, engeres Monitoring.
3) Full-Service vs. Inhouse Factoring
- Full-Service Factoring:
Der Factor übernimmt Delkredere, Mahnwesen, Debitorenbuchhaltung, ggf. Inkasso.
Vorteil: Starke Entlastung.
Nachteil: Höhere Gebühren. - Inhouse Factoring:
Sie behalten Debitorenmanagement im Haus; der Factor finanziert und sichert ggf. ab.
Vorteil: Günstiger, mehr Kontrolle.
Nachteil: Eigener Aufwand bleibt hoch.
4) Fälligkeitsfactoring (Maturity Factoring)
Sie erhalten die Zahlung zum Fälligkeitsdatum – unabhängig davon, ob der Kunde gezahlt hat. Gut für Planbarkeit. Oft mit Delkredere.
5) Export-Factoring
Für grenzüberschreitende Geschäfte. Der Factor nutzt häufig Korrespondenzpartner im Zielland (Two-Factor-System). Vorteil: Länderrisiken und Sprach-/Rechtsraumkompetenz.
6) Reverse Factoring (Lieferantenfactoring)
Nicht der Lieferant, sondern der Abnehmer stößt das Factoring an. Lieferanten erhalten schnell Geld, der Abnehmer zahlt später. Win-win: Skontovorteile für Lieferanten, Liquiditätssteuerung für den Einkäufer.
7) Selektives/Einzelfactoring & Projektfactoring
Ankauf einzelner Rechnungen oder projektbezogener Forderungen. Flexibel, aber teils teurer.
Was kostet Factoring? (Gebühren, Zinsen, Beispielrechnung)
Kostenkomponenten:
- Factoringgebühr (Servicegebühr):
Deckt Administration, Mahnwesen, Zahlungseingang, Reporting. Meist promille- bis prozentual vom Rechnungsvolumen, z. B. 0,5–3,0 %. - Delkrederegebühr (nur bei echtem Factoring):
Deckt das Ausfallrisiko. Typisch 0,2–1,0 %, abhängig von Branche, Debitorenbonität und Historie. - Finanzierungskosten (Zinsen):
Für den Vorschuss bis zur Zahlung durch den Debitor. Basis ist häufig ein Referenzzins + Marge. Effekt abhängig von Vorschussdauer (z. B. 30–60 Tage). - Einmalkosten:
Einrichtung, IT-Anbindung, Prüfgebühren.
Beispielrechnung (vereinfachtes Szenario):
- Rechnungsbetrag: 100.000 €
- Vorschuss: 90 % = 90.000 € sofort
- Zahlungsziel: 45 Tage, tatsächliche Zahlung am Tag 45
- Factoringgebühr: 1,0 % = 1.000 €
- Delkrederegebühr: 0,4 % = 400 €
- Finanzierung: effektiver Zinssatz 8 % p. a. auf 90.000 € für 45 Tage
- Zins: 90.000 € × 8 % × (45/365) ≈ 887 €
- Schlusszahlung: 10.000 € – (1.000 € + 400 € + 887 €) = 7.713 €
- Gesamterlös: 90.000 € (Vorschuss) + 7.713 € (Schluss) = 97.713 €
- Gesamtkosten: 2.287 € (2,287 % vom Rechnungsbetrag)
Interpretation: Für ~2,3 % „Rabatt“ erhalten Sie sofortige Liquidität, Ausfallschutz und Prozessentlastung. Ob das wirtschaftlich ist, hängt von Skontovorteilen, Wachstum, Einkaufskonditionen und Opportunitätskosten ab.
Vorteile, Nachteile und typische Risiken
Vorteile:
- Liquidität sofort → weniger Fremdkapitalbedarf, Wachstum finanzieren
- DSO sinkt, Cash Conversion Cycle verbessert sich
- Risikotransfer beim echten Factoring
- Mahnwesen outsourcen → Entlastung im Team
- Bessere Einkaufsbedingungen durch Skonto & Mengenrabatte
- Planbarkeit (bes. Fälligkeits- oder Rahmenverträge)
- Skalierbar mit Umsatz
Nachteile / Risiken:
- Kosten (Gebühr + Zins)
- Kundeneindruck beim offenen Factoring → erfordert gute Kommunikation
- Vertragsbindung und Mindestvolumina
- Ankaufkriterien: Nicht jede Forderung ist ankaufsfähig (z. B. hohe Reklamationsraten)
- Regressrisiko beim unechten Factoring
Praxis-Tipp: Vergleichen Sie die Gesamtkosten mit dem Mehrwert: Skontogewinn, vermiedene Bankzinsen, weniger Forderungsausfälle, interne Zeitersparnis.entlastung. Ob das wirtschaftlich ist, hängt von Skontovorteilen, Wachstum, Einkaufskonditionen und Opportunitätskosten ab.
Bonitätsprüfung, Limits und Debitorenmanagement
Bonitätsprüfung:
Der Factor prüft Ihre Kunden (Debitoren) und vergibt Limits. Basis: Zahlungshistorie, Wirtschaftsauskünfte, Branchenrisiko. Gute Bonität → höhere Limits, günstigere Konditionen.
Debitorenlimits:
Das maximale Engagement je Kunde. Forderungen oberhalb des Limits werden ggf. nicht mit Delkredere gedeckt oder gar nicht angekauft.
Debitorenmanagement (Full-Service):
- Anlage und Pflege der Debitorenstammdaten
- Zahlungseingangsbuchung und OP-Listen
- Mahnwesen in abgestuften Stufen
- Reklamationsmanagement in definierten Prozessen
- Reporting (Alterungsstrukturlisten, Limitnutzung, Ausfallquoten)
Buchhalterische und bilanzielle Wirkung
Bilanzielle Effekte:
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sinken.
- Liquide Mittel steigen (durch Vorschuss).
- Kurzfristige Verbindlichkeiten verändern sich je nach Modell nicht zwingend.
- Beim echten Factoring erfolgt Risikotransfer → Forderungen gelten als ausgebucht (je nach Rechnungslegungsstandard und Vertragsdetails).
- Beim unechten Factoring kann es sein, dass wirtschaftlich ein Kredit vorliegt (Risiko verbleibt). Bilanzierung dann anders.
Kennzahlen, die sich verbessern können:
- DSO (Days Sales Outstanding) sinkt.
- Working Capital (Umlaufvermögen – kurzfristige Verbindlichkeiten) kann sinken.
- Cashflow aus operativer Tätigkeit steigt.
- Eigenkapitalquote kann stabiler wirken, wenn Forderungen reduziert werden und keine korrespondierenden Schulden entstehen.
BWA/Reporting:
Sie sehen schnellere Mittelrückflüsse, weniger überfällige Posten, bessere Liquiditätsplanung.
Hinweis: Die konkrete Bilanzierung hängt von HGB/IFRS, Vertragsinhalt und wirtschaftlicher Betrachtung ab. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.
Steuern und Umsatzsteuer bei Factoring
- Umsatzsteuer:
Sie stellen wie gewohnt Rechnungen inkl. USt. Der Factor kauft die Bruttorechnung an. - Gebühren und Zinsen:
Factoringgebühren sind Betriebsaufwand. Zinsen sind Finanzaufwand. - Mahn- und Inkassokosten:
Je nach Ausgestaltung ebenfalls Aufwand. - Ausfälle beim echten Factoring treffen den Factor (innerhalb der Bedingungen), nicht Sie.
Wichtig: Steuerliche Behandlung immer mit Steuerberatung abstimmen.
Für wen lohnt sich Factoring? (KMU, Start-ups, Wachstumsunternehmen)
Typische Einsatzfälle:
- KMU mit langen Zahlungszielen (30–90 Tage)
- Wachstumsphasen, in denen Liquidität knapp ist
- Branchen mit saisonalen Spitzen
- Hohe Forderungsbestände und knappe Kreditlinien
- Internationaler Vertrieb (Export-Factoring zur Risikoreduzierung)
Beispiele:
- Produktion mit Vorfinanzierung von Material
- Logistik & Transport mit 45–60 Tagen Ziel
- IT- und Personaldienstleister mit monatlicher Abrechnung
- Handwerk mit Projekt- und Abschlagsrechnungen
Den richtigen Anbieter wählen: Kriterien & Checkliste
Kriterien:
- Art des Factorings: Echtes, offenes, Full-Service, Export, Reverse?
- Kostenstruktur: Factoringgebühr, Delkredere, Zinsmarge, Einmalkosten.
- Vorschussquote: Typisch 80–90 %, individuell.
- Ankaufkriterien: Branchen, Mindestumsatz, Rechnungsarten, Reklamationsquote.
- Limits & Flexibilität: Debitorenlimits, Anpassung bei Wachstum.
- Prozesse & IT: Schnittstellen zu ERP/FiBu, Reporting, Transparenz.
- Servicequalität: Reaktionszeit, Reklamationshandling, persönlicher Support.
- Internationalität: Exportkompetenz, Partnernetz, Sprachen.
- Vertragslaufzeit & Kündigung: Mindestlaufzeiten, Volumenpflichten.
- Referenzen & Reputation: Erfahrungen ähnlicher Unternehmen.
Checkliste (Ablauf Factoring Auswahl):
- Ziele definieren: Liquidität, Risiko, Prozessentlastung, DSO.
- Daten aufbereiten: Debitorenliste, Umsätze, Zahlungsziele, Ausfälle.
- Angebote einholen & Total Cost of Factoring vergleichen.
- Simulieren: Kosten vs. Skontogewinn und Wachstumseffekt.
- Vertragsdetails prüfen (Delkredere, Reklamationen, Limitlogik).
- Testphase oder Pilot vereinbaren.
- Team und Kunden informieren (Kommunikationsleitfaden fürs offene Factoring).
- KPI-Monitoring festlegen (DSO, Überfälligkeiten, Limitnutzung).
Kurzer Selbsttest: Ist Factoring sinnvoll für uns?
- Haben wir Zahlungsziele >30 Tage?
- Liegen regelmäßig >100.000 € in Außenständen?
- Wollen wir Skonto im Einkauf verstärkt nutzen?
- Wachsen wir schneller als unsere Kreditlinien?
- Wollen wir Ausfallrisiken reduzieren?
- Bindet das Mahnwesen zu viel Zeit?
Meist „Ja“? Dann lohnt ein Factoring-Angebotsvergleich.
Häufige Einwände – und wie Sie sie adressieren
- „Unsere Kunden könnten irritiert sein.“
Klare Kommunikation hilft. Offenes Factoring ist Standard. Vorteile für den Kunden: stabile Lieferfähigkeit durch Ihre Liquidität. - „Das ist doch teuer.“
Gesamtkosten vs. Vorteile betrachten: Skontogewinne, vermiedene Zinsen, weniger Ausfälle, mehr Umsatz durch schnelleres Wachstum. - „Wir haben nur wenige große Kunden.“
Genau dann kann Delkredere wertvoll sein. Limits und Monitoring sind zentral. - „Wir exportieren – anderes Recht, andere Sprache.“
Export-Factoring mit Partnernetz reduziert Länderrisiken und Aufwand.
Praxisbeispiel: Wie Factoring Wachstum finanziert
Ausgangslage:
Ein KMU im Maschinenbau wächst stark. Zahlungsziele: 60 Tage. Das Unternehmen hat 250.000 € ständig in Forderungen gebunden. Die Hausbankgrenze ist nahezu ausgeschöpft.
Lösung:
Echtes, offenes Full-Service Factoring mit 90 % Vorschuss und DSO-Reduktion von 60 auf 20 Tage.
Wirkung (vereinfacht):
- Freisetzung von Liquidität: (60–20)/60 × 250.000 € ≈ 166.667 €
- Skonto-Effekt: 2 % Skonto bei Eigen-Einkauf nutzbar → z. B. 1 Mio. € Material/Jahr ⇒ 20.000 € Skontogewinn
- Ausfallschutz: Delkredere deckt Einzelrisiken ab → Planbarkeit
- Prozessentlastung: Mahnwesen outgesourct → Zeitgewinn im Team
Kosten-Nutzen:
Selbst wenn die Total Cost of Factoring bei 2 % des fakturierten Volumens liegt, können Skontogewinne, vermeidene Ausfälle und Wachstum den Effekt überkompensieren.
Fazit: „Wie funktioniert Factoring?“ – in einem Satz
Sie wandeln Forderungen sofort in Liquidität, geben auf Wunsch Mahnwesen ab und sichern sich beim echten Factoring gegen Zahlungsausfälle ab – gegen transparente Gebühren, die sich durch Skonto, Wachstum und Risikoreduktion oft mehrfach auszahlen.
FAQs zu „Wie funktioniert Factoring“
1) Wie funktioniert Factoring in einfachen Worten?
Sie verkaufen Ihre offenen Rechnungen an einen Factor und erhalten sofort Geld. Der Factor kümmert sich – je nach Modell – um Mahnwesen und trägt beim echten Factoring das Ausfallrisiko.
2) Wie läuft Factoring ab (Ablauf Factoring)?
Rechnung stellen → Forderung abtreten → Vorschuss erhalten → Kunde zahlt → Restkaufpreis abzüglich Gebühren → Ausfallschutz bei echtem Factoring.
3) Was kostet Factoring?
Es fallen Factoringgebühr, ggf. Delkrederegebühr und Finanzierungszinsen an. Typisch zusammen 1–3 %+, je nach Branche, Kundenbonität, Zahlungsziel und Serviceumfang.
4) Echtes oder unechtes Factoring – was ist besser?
Echtes bietet Risikotransfer und Planungssicherheit, kostet etwas mehr. Unechtes ist günstiger, aber Risiko bleibt bei Ihnen.
5) Offenes oder stilles Factoring?
Offen: Debitor weiß Bescheid, zahlt an den Factor. Still: bleibt verborgen, Debitor zahlt an Sie. Entscheidung hängt von Kundenbeziehung und Prozesspräferenz ab.
6) Was ist Reverse Factoring?
Der Abnehmer initiiert das Programm. Lieferanten erhalten früh Geld, der Abnehmer zahlt später. Gut für Lieferketten.
7) Factoring für KMU – lohnt sich das?
Ja, wenn Zahlungsziele lang, Forderungsvolumen hoch und Wachstum geplant ist. KMU profitieren von Liquidität, Ausfallschutz und Entlastung im Debitorenmanagement.
8) Factoring ohne Schufa – geht das?
Seriöse Anbieter prüfen Bonität. Fokus liegt oft auf der Bonität Ihrer Debitoren, nicht nur auf Ihrer. „Ohne Schufa“ ist selten realistisch; eher gibt es maßgeschneiderte Modelle trotz eingeschränkter Bonität – gegen höhere Gebühren oder engeres Limit.
9) Export-Factoring – wie funktioniert das?
Der Factor nutzt Partner im Zielland. Vorteile: Länderrisiken abfedern, Rechtsraumkompetenz, schnellere Zahlungen.
10) Welche Unterlagen brauche ich?
Debitorenliste, Umsatzdaten, Zahlungsziele, Reklamationsquoten, Musterrechnungen, Verträge, ggf. Liefernachweise.
11) Wie beeinflusst Factoring die Bilanz?
Forderungen sinken, Liquidität steigt. Beim echten Factoring ist der Risikotransfer bilanzwirksam; beim unechten kann es kreditähnlich wirken.
12) Was ist Fälligkeitsfactoring?
Der Factor zahlt zum Fälligkeitsdatum – unabhängig vom realen Zahlungseingang. Gute Planbarkeit.
13) Welche Branchen sind besonders geeignet?
Produktion, Handel, Logistik, Personaldienstleistung, IT-Dienstleister, Handwerk – überall dort, wo Zahlungsziele lang und Forderungsmengen hoch sind.
14) Gibt es Mindestvolumen?
Oft ja, z. B. Monats- oder Jahresvolumen. Das variiert je Anbieter.
15) Wie schnell bekomme ich Geld?
Nach Forderungsverkauf i. d. R. innerhalb von 24–48 Stunden – abhängig von Prozess und IT-Anbindung.
Alternativen zu Factoring
- Kontokorrent-/Betriebsmittelkredit:
Flexibel, oft schneller, aber verschuldet und meist bonitätsabhängig. - Forfaitierung vs. Factoring:
Forfaitierung ist der Ankauf einzelner, meist größerer und oft mittel-/langfristiger Forderungen, oft mit exportbezogenen Risiken. Factoring ist laufend, kurzfristig, massengeschäftstauglich. - Dynamic Discounting / Skontomodelle:
Kunden zahlen früher gegen Rabatt. Braucht Kundenbereitschaft und Liquidität beim Kunden. - Leasing / Sale-and-Leaseback:
Für Anlagegüter statt Forderungen. - Supply-Chain-Finance / Reverse Factoring:
Abnehmer initiiert die Finanzierung der Lieferantenrechnungen.
Glossar (kompakt)
- Factor: Finanzdienstleister, der Forderungen ankauft.
- Zession: Abtretung einer Forderung an den Factor.
- Delkredere: Übernahme des Ausfallrisikos durch den Factor.
- Vorschussquote: Anteil des Rechnungsbetrags, der sofort ausgezahlt wird.
- DSO: Days Sales Outstanding – durchschnittliche Außenstandsdauer.
- Offenes Factoring: Debitor wird informiert; Zahlung an den Factor.
- Stilles Factoring: Debitor wird nicht informiert; Zahlung an Sie.
- Full-Service Factoring: Inklusive Mahnwesen und Debitorenbuchhaltung.
- Reverse Factoring: Vom Abnehmer initiiert; Lieferanten werden früh bezahlt.
- Export-Factoring: Factoring für grenzüberschreitende Forderungen.
- Forfaitierung: Ankauf einzelner, oft langfristiger Forderungen.
- Fälligkeitsfactoring: Auszahlung zum Fälligkeitsdatum.
Hinweis: Dieser Artikel bietet allgemeine Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für konkrete Entscheidungen sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, Hausbank oder einem unabhängigen Finanzierungsexperten.